Ihr elektronischer Kontoauszug

Bekommen Sie Ihren Kontoauszug immer noch in Papierform?

Wir bieten Ihnen und Ihren Mitarbeitern mit dem elektronischen Kontoauszug einen bequemeren und einfacheren Weg. Der elektronische Kontoauszug Ihrer VR Bank Südpfalz eG ist die Alternative zum Papierauszug. Aktivieren Sie jetzt Ihr elektronisches Postfach. Sie und Ihre Mitarbeiter profitieren dann von zahlreichen Funktionen.

Die Vorteile des elektronischen Kontoauszugs für Firmenkunden

Davon profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter

  • Sie und Ihre Mitarbeiter können aktuelle Kontoauszüge jederzeit und überall abrufen.
  • Die Auszüge werden 10 Jahre lang gespeichert.
  • Sie sparen den Gang zum Kontoauszugsdrucker.
  • Es entstehen keine Portokosten.
  • Der elektronische Kontoauszug wird von Ihrem zuständigen Finanzamt als Buchungsbeleg anerkannt.

So wechseln Sie zum elektronischen Kontoauszug

Elektronisches Postfach aktivieren

Das elektronische Postfach aktivieren Sie ganz einfach in Ihrem OnlineBanking. Danach erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter alle Dokumente der in Ihrem OnlineBanking aufgeführten Geschäftskonten ausschließlich über Ihr elektronisches Postfach. Es ist keine separate Anmeldung für den elektronischen Kontoauszug notwendig.

So stellen Sie als gesetzlicher Vertreter einer Firma Ihre Auszüge um

Ihre Firma ist kein Einzelunternehmen, sondern ein Unternehmen einer anderen Rechtsform, wie beispielsweise einer GmbH, KG, AG o. ä.? Um Ihre Firmenauszüge auf den elektronischen Kontoauszug umzustellen, müssen die gesetzlichen Vertreter der Firma das elektronische Postfach aktivieren und die Sonderbedingungen für die Nutzung des elektronischen Postfachs akzeptieren. Die benötigten Unterlagen erhalten Sie beim Beratungsgespräch bei Ihrer VR Bank Südpfalz eG. Wir raten Ihnen, vor der Umstellung mit dem Firmenkundenberater Ihrer VR Bank Südpfalz eG und mit Ihrem Steuerberater zu sprechen und sich bezüglich der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu informieren.

Technische Voraussetzungen für den elektronischen Kontoauszug

Ihren elektronischen Kontoauszug für Firmenkunden erhalten Sie in Ihrem OnlineBanking im PDF-Format. Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im OnlineBanking an. Zum Anzeigen Ihrer Kontoauszüge benötigen Sie den "Adobe Acrobat Reader".

Sicherheit geht vor

Alle Dokumente werden am Zentralrechner unseres IT-Dienstleisters, der Atruvia AG, in einem gesicherten Umfeld gespeichert. Die Übertragung der Dokumente ist wie alle Transaktionen im OnlineBanking verschlüsselt.

Übersicht der wichtigsten Richtlinien

Unveränderbarkeit der elektronischen Dokumente für die Dauer der Aufbewahrungsfrist
Es muss gewährleistet sein, dass der Beleg nicht gelöscht, geändert oder gefälscht werden kann.

Beispiele zur Umsetzung der Aufbewahrungsfrist:

  • hardwaremäßig (z.B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger)
  • softwaremäßig (z.B. Sicherungen, Sperren, automatische Protokollierung, Historie)
  • organisatorisch (z.B. mittels Zugriffsberechtigung)

 

Elektronische Dokumente sind mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen oder es muss sichergestellt sein, dass diese ohne Index verwaltet werden können.

Elektronische Dokumente sind in dem Format aufzubewahren, in welchem sie empfangen wurden (z.B. PDF-Format). Die Umwandlung in anderes Format ist nur zulässig, wenn dadurch der Inhalt und die Auswertbarkeit unverändert bleibt.

Zusammenfassung
Wenn Sie elektronische Kontoauszüge auf einer Festplatte, einem USB-Stick oder ähnlichen Medien speichern, müssen weitere Sicherungsmaßnahmen ergriffen werden, die zu einer Unveränderbarkeit der Daten führen.

Sollten Sie noch kein elektronisches Archiv oder Fragen zur Umsetzung haben, setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung.

Häufige Fragen zum elektronischen Kontoauszug für Firmenkunden

Sollte ich den elektronischen Kontoauszug abspeichern?

Wir empfehlen Ihnen, Ihren elektronischen Kontoauszug auf Ihrem lokalen Rechner abzuspeichern und zu archivieren. Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente wie Kontoauszüge müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden, um den steuerlichen Anforderungen zu genügen. Das im elektronischen Postfach enthaltene Archiv ersetzt nicht die lokale Archivierung auf einem Speichermedium.

Für welche Geschäftskontoarten steht mir der elektronische Kontoauszug zur Verfügung?

Nach Ihrer Anmeldung zum elektronischen Kontoauszug erhalten Sie die digitalen Auszüge automatisch für alle Geschäftsguthaben- sowie Kontokorrent-, Spar-, Termingeld- und Darlehenskonten in Ihrem elektronischen Postfach. Auf Wunsch finden Sie dort auch Ihre elektronischen Order- und Wertpapiermitteilungen.

Werden meine elektronischen Kontoauszüge vom Finanzamt bzw. der Betriebsprüfung anerkannt?

Das Bundesfinanzministerium und die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben diese Frage beraten und der Kreditwirtschaft Ende Juli 2014 schriftlich mitgeteilt, dass elektronische Kontoauszüge als Buchungsbelege anerkannt werden. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben, eine einfache PDF-Datei genügt.

Erhalte ich weiterhin meinen Kontoauszug in Papierform?

Der elektronische Kontoauszug ersetzt den bisherigen Kontoauszug in Papierform.

Kostet der elektronische Kontoauszug etwas?

Sowohl die Umstellung auf den elektronischen Kontoauszug als auch die Bereitstellung Ihrer Kontoauszüge in Ihrem elektronischen Postfach sind für Sie kostenfrei.

Wie lange kann ich die Dokumente in meinem elektronischen Postfach abrufen?

Neu eingestellte Dokumente in Ihrem elektronischen Postfach werden für 10 Jahre zum Abruf bereitgehalten und danach automatisch gelöscht. Das Löschdatum ist in jeder Nachricht ersichtlich ("Aufbewahrung bis …"). Wir empfehlen Ihnen, Ihren elektronischen Kontoauszug lokal auf Ihrem Computer oder einem externen Speichermedium zu archivieren, da das elektronische Postfach nicht als dauerhaftes Archiv gedacht ist.

Kann ich den elektronischen Kontoauszug auch mit einer Online-Banking-Software abrufen?

Viele Firmenkunden nutzen zur Abwicklung ihrer Finanzgeschäfte im Internet entsprechende Softwareprodukte. Generell ist der Abruf Ihres elektronischen Kontoauszugs über eine solche Finanzsoftware möglich, sofern Ihre Software dies unterstützt. Die Einstellungen zum Abruf der Kontoauszüge sind softwarespezifisch. Entsprechende Informationen darüber, ob die Software den Abruf der Dokumente unterstützt und welche Einstellungen vorzunehmen sind, erhalten Sie im Handbuch Ihrer Software oder beim Programmhersteller.

Kann ich in meinem elektronischen Postfach eine Aufstellung meiner Kreditkartenumsätze abrufen?

Ihre Kreditkartenumsätze werden Ihnen monatlich papierhaft zur Verfügung gestellt. Im elektronischen Postfach sind sie derzeit nicht einsehbar.

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