So wechseln Sie zum elektronischen Kontoauszug

Elektronisches Postfach aktivieren

Das elektronische Postfach aktivieren Sie ganz einfach in Ihrem OnlineBanking. Danach erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter alle Dokumente der in Ihrem OnlineBanking aufgeführten Geschäftskonten ausschließlich über Ihr elektronisches Postfach. Es ist keine separate Anmeldung für den elektronischen Kontoauszug notwendig.

So stellen Sie als gesetzlicher Vertreter einer Firma Ihre Auszüge um

Ihre Firma ist kein Einzelunternehmen, sondern ein Unternehmen einer anderen Rechtsform, wie beispielsweise einer GmbH, KG, AG o. ä.? Um Ihre Firmenauszüge auf den elektronischen Kontoauszug umzustellen, müssen die gesetzlichen Vertreter der Firma das elektronische Postfach aktivieren und die Sonderbedingungen für die Nutzung des elektronischen Postfachs akzeptieren. Die benötigten Unterlagen erhalten Sie beim Beratungsgespräch bei Ihrer VR Bank Südpfalz eG. Wir raten Ihnen, vor der Umstellung mit dem Firmenkundenberater Ihrer VR Bank Südpfalz eG und mit Ihrem Steuerberater zu sprechen und sich bezüglich der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu informieren.

Technische Voraussetzungen für den elektronischen Kontoauszug

Ihren elektronischen Kontoauszug für Firmenkunden erhalten Sie in Ihrem OnlineBanking im PDF-Format. Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im OnlineBanking an. Zum Anzeigen Ihrer Kontoauszüge benötigen Sie den "Adobe Acrobat Reader".

Sicherheit geht vor

Alle Dokumente werden am Zentralrechner unseres IT-Dienstleisters, der Atruvia AG, in einem gesicherten Umfeld gespeichert. Die Übertragung der Dokumente ist wie alle Transaktionen im OnlineBanking verschlüsselt.

Übersicht der wichtigsten Richtlinien

Unveränderbarkeit der elektronischen Dokumente für die Dauer der Aufbewahrungsfrist
Es muss gewährleistet sein, dass der Beleg nicht gelöscht, geändert oder gefälscht werden kann.

Beispiele zur Umsetzung der Aufbewahrungsfrist:

• hardwaremäßig (z.B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger)
• softwaremäßig (z.B. Sicherungen, Sperren, automatische Protokollierung, Historie)
• organisatorisch (z.B. mittels Zugriffsberechtigung)

Elektronische Dokumente sind mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen oder es muss sichergestellt sein, dass diese ohne Index verwaltet werden können.

Elektronische Dokumente sind in dem Format aufzubewahren, in welchem sie empfangen wurden (z.B. PDF-Format). Die Umwandlung in anderes Format ist nur zulässig, wenn dadurch der Inhalt und die Auswertbarkeit unverändert bleibt.