Lassen Sie Ihrem Kunden die Terminwahl

Je einfacher etwas für Kunden ist, desto höher die Akzeptanz.

Stellen Sie sich vor, Ihr Kunde hat Beratungsbedarf und wünscht einen Gesprächstermin. Er geht auf Ihre Homepage und stößt dort auf die Möglichkeit, selbst einen Beratungstermin mit dem passenden Ansprechpartner zu vereinbaren. Ein Blick in seinen eigenen Kalender und den des ausgewählten Beraters. Noch ein kurzer Klick, Daten ergänzt und der Termin seiner Wahl steht. Und zwar vollkommen unabhängig davon, ob das um 11.00 Uhr morgens oder 23.00 Uhr abends geschieht. Alles richtig gemacht!

Das Konzept

Mit dem Tool Terminvereinbarung online schließen wir die Lücke zwischen dem Interesse des Kunden und der direkten Buchung eines freien Termins beim Berater. Der Kunde hat durch die Anwendung die Möglichkeit, autark und zu jedem von ihm gewählten Zeitpunkt direkt und verbindlich einen Termin festzulegen. Die Terminvereinbarung ist als SaaS-Lösung konzipiert. Sie wird von uns ständig weiterentwickelt und auf die Anforderungen von Kunden und Banken angepasst.

Vorteile der Online-Terminvereinbarung

Darum packen Sie jede online-Kundeninitiative, die sich bietet, am Schopf und lassen Sie sich keinen Beratungsanlass entgehen! Ziehen Sie mit Online-Anbietern gleich und sorgen Sie dafür, dass Internet-Finanzportale nicht die Nase vorne haben!

Nutzen für Ihre Kunden

  • Wertschätzung durch freie Terminwahl im Kalender
  • Freiheit sich mit dem Partner in Ruhe abstimmen zu können
  • Ein schneller Überblick der freien Zeiten
  • Terminbuchung und -bestätigung auch außerhalb der Geschäftszeiten Ihrer Bank
  • Automatische Terminerinnerung per SMS und E-Mail

Nutzen für Ihre Mitarbeiter

  • Entlastung der Wiedervorlage Ihrer Berater
  • Synchronisation mit dem Beraterkalender (Lotus Notes Domino)
  • Hohe Terminqualität und Verbindlichkeit durch selbstständige Buchung in der Bedarfssituation
  • Automatische Terminerinnerung per SMS und E-Mail

Nutzen für Ihre Bank

  • Entlastung Ihrer internen Abteilungen bei der Terminabstimmung (In- und Outbound)
  • Kostenersparnis durch Reduktion der Telefonate zur Terminabstimmung
  • Alle Vorlagen und Bestätigungen durch Sie anpassbar
  • Auswertung über durch Kunden nachgefragte Zeiträume bei den Beratern
  • Gemeinsam mit Banken erdacht und entwickelt

Interview mit Michael Zimpelmann, Vertriebsmanager der VR Bank Südpfalz

Terminvereinbarung online – weshalb?

Auch unseren Kunden, die sich bewusst für eine stationäre regionale Bank entschieden haben, möchten wir zeitgemäße Wege anbieten, wie sie bestimmte Dinge online erledigen können – und zwar einfach, sicher und bequem. So auch die Terminvereinbarung, die bisher nur in den Filialen, telefonisch oder per E-Mail möglich war. Die Chancen, die sich aus der Digitalisierung ergeben, möchten wir gezielt nutzen, um die Lösungsangebote für unsere Kunden zu erweitern.

Wieso haben Sie sich für Emnicon entschieden und keine Lösung von der Stange gewählt?

Wir haben natürlich im Vorfeld recherchiert, ob es Lösungen auf dem Markt gibt. In Branchen, wie bei Ärzten oder Frisören, wurden wir auch fündig. Diese Konzepte passten allerdings nicht zu unserer Bank mit ihrer Filialstruktur und den vielseitigen Geschäftsfeldern. Deshalb haben wir uns entschieden, gemeinsam mit Emnicon eine Lösung zu entwickeln. Es ist uns gelungen.

Wie reagierten Ihre Mitarbeiter auf die Einführung der Online-Terminvereinbarung? Gab es intern Widerstände und wie sind Sie damit umgegangen? Welches Feedback gab es von Kundenseite?

Wir haben früh unser „Young-Professional“-Team an Bord geholt und den Betriebsrat in unsere Überlegungen eingebunden. Das Team „Young Professionals“ betreut Potenzialkunden mit der nötigen Affinität für digitale Vorgänge. Die Kollegen aus diesem Bereich waren sehr offen dafür, die Online-Terminvereinbarung zu testen. Auf echte Widerstände sind wir nicht gestoßen. Die Kollegen haben schnell den Mehrwert der Lösung erkannt und nach Innen als positive Multiplikatoren gewirkt. Im Endeffekt wurden wir von den anderen Beratern gefragt, wann die Terminvereinbarung endlich für alle eingeführt wird.

Auch von unseren Kunden haben wir schnell positive Rückmeldungen erhalten. Die direkte Buchungsmöglichkeit wurde als Vereinfachung erkannt und vorbehaltslos genutzt.

Sie starteten mit einem kleinen Test-Team. Wie waren die Erfahrungen und welchen Nutzen haben Sie daraus für die „flächendeckende“ Einführung gezogen?

Wir waren die erste Bank, die die Applikation getestet hat. Daher wollten wir den Service natürlich in einem repräsentativen Feld testen, bevor wir diesen bankweit anbieten. Die Testphase verlief sehr positiv. Die Einführung in der Fläche wurde durch die positive Meinung der Young-Professionals erleichtert. Mittlerweile haben wir auch Nachfragen über den Privatkundenbereich hinaus nach diesem Service. Sogar unsere Regionalmarktdirektoren haben gefragt, ob man die Lösung für Sie modifizieren kann, um komplexe und langwierige Terminvereinbarungen zu vereinfachen.

Können Sie über erste Erfolge berichten?

Ja das kann ich. Die First Mover, also die Berater die das neue Medium aktiv nutzen, haben bereits 4-5 Termine pro Woche. In der Breite, bei den 120 Beratern die wir freigeschaltet haben, ist es sehr heterogen. Noch nicht alle Berater nutzen die Anwendung. Der neue Service muss darüber hinaus noch bei unseren Kunden etabliert werden.

Wo auf Ihrer Website setzen Sie die Online-Terminvereinbarung ein und wie sind Ihre Erfahrungen zur Anzahl der online gebuchten Termine nach Einführung der Terminvereinbarung online?

Zu dieser Frage möchte ich nicht viele Worte verlieren. Wir sind live. Schauen Sie es sich doch einfach auf unserer Homepage unter www.vrbank-suedpfalz.de oder www.vrbank-suedpfalz.de/terminvereinbarung-online an.

Die Einsatzmöglichkeiten sind vielseitig und in unserem Konzepthandbuch detailliert beschrieben. Das Konzepthandbuch ist im Implementierungsangebot inklusive.

Über das Dashboard der Terminvereinbarung online sind verschiedene Informationen zum Kundenverhalten abrufbar, zum Beispiel welche Termine besonders beliebt sind. Wie wichtig sind diese Informationen für Sie und nutzen Sie diese bereits für Ihr Controlling?

Die Zahlen sind natürlich als Erfolgskontrolle wichtig. Vor allem die Information, wann Kunden die Terminvereinbarung online nutzen, um Termine zu vereinbaren, ist spannend. Wir haben schnell erkannt, dass ein Teil unserer Kunden die Software außerhalb unserer Telefonzeiten nutzt – bevorzugt zwischen 20 Uhr und 23 Uhr.

Wie ordnen Sie Kosten für die Anwendung ein? Ist das Tool ihren Preis wert?

Diese Frage haben wir uns auch gestellt. Der monatliche Lizenzpreis wirkt auf den ersten Blick viel. Aus diesem Grund haben wir eine Berechnung für unser Haus durchgeführt, wie viel uns ein Online-Termin kostet. Das Ergebnis war, dass uns ein Online-Termin weniger als ein Euro kostet. Zeigen Sie mir eine Variante, wie Sie günstiger an einen qualifizierten Termin kommen!

Leistungsangebot

Nutzen Sie unser Implementierungspaket als Starthilfe. Das Paket umfasst folgende Inhalte:

  • Konzept-Handbuch
    • Prozessbeschreibungen der verschiedenen Einsatzmöglichkeiten
    • Alles rund um die Implementierung in der Bank (Interne Voraussetzungen, Kalenderregeln, Beraterauswahl, Umgang mit Personalveränderungen, etc.)
    • Rechtliche Themen (Muster-Arbeitsanweisungen, Zertifikate, Datenschutz)
    • Kommunikationspakete (Betriebsrat, Vorstand, Mitarbeiter, Kunden)
    • Reporting und Controlling der Online-Termine
    • Muster-NPP (Neu-Produkt-Prozess)
    • Fertige Muster-Präsentationen und Vorlagen zu den einzelnen Themen
    • Erfassung und Pflege des Administrationstools
    • Technische Einbindung der Software in das webCenter
    • und vieles mehr
  • Ansprechpartner aus dem Vertriebsmanagement der VR Bank Südpfalz
  • Auf Wunsch ½-tägige Hospitation bei der VR Bank Südpfalz vor Ort inklusive

Integration und Darstellung der Software durch die emnicon AG

  • Einfache und schnelle Integration per I-Frame
  • Umsetzung entsprechend der Online-Gestaltungsrichtlinien des BVR
  • SSL-Verschlüsselung der gesamten Kundenkommunikation
  • IDW PS 951 zertifiziert durch die Audit WPG
  • Datenschutzkonforme Datenverarbeitung

Sie möchten die Online-Terminvereinbarung auch in Ihrem Unternehmen nutzen?

Wenn Sie an weiteren Informationen zur Online-Terminvereinbarung interssiert sind, nehmen sie bitte Kontakt mit uns auf. Wir werden uns umgehend bei Ihnen melden und alles Weitere mit Ihnen abstimmen. Gerne stellen wir Ihnen die Online-Terminvereinbarung in einem persönlichen Gespräch vor.  

  • Kai Keune
  • Vertrieb und Produktmanagement emnicon AG
  • Telefon 0721 255129-16
  • Michael Zimpelmann
  • Vertriebsmanager VR Bank Südpfalz
  • Telefon 06341 5560-4010

Häufige Fragen

Wird ein eigener Server für das Modul benötigt?

Zur Synchronisation zwischen Webanwendung und Notes muss eine Komponente auf einem 24 Stunden verfügbaren Rechner innerhalb des Bankennetzes installiert werden. Die Komponente benötigt aber keinen sogenannten dedizierten Server. Sie kann einfach zusätzlich auf einer bestehenden Maschine installiert werden.

Kann das Modul per I-Frame in das webCenter eingebaut werden?

Das Modul wurde für den Einsatz per I-Frame entwickelt. Wir haben für die Umsetzung das OGR-Framework verwendet und halten uns somit an das CI Ihrer Website. Darüber hinaus sind alle Inhalte SSL-Verschlüsselt.

Kann die Vorlaufzeit für Termine gesteuert werden?

Die Vorlaufzeit für Termine kann individuell konfiguriert werden. Somit ist sichergestellt, dass Sie als Bank selbst definieren können wie die Vorlaufzeit für Termine einzelner Filialen, bei einer Beratung zu Hause oder bei der Videoberatung sein sollen.

Können die E-Mail-Vorlagen angepasst werden?

Banken können die E-Mail-Vorlagen selbst konfigurieren. Die Inhalte der E-Mail können einfach per Platzhalter gesteuert werden. In der E-Mail können auch die Kontaktdaten des gewählten Beraters ausgegeben werden.

Gibt es Auswertungsmöglichkeiten?

Wir haben von Anfang an darauf geachtet Ihnen Auswertungsmöglichkeiten anbieten zu können. Sie erhalten im System bereits aufbereitet eine Statistik über die gebuchten Termine der Bank bzw. den Buchungszeitpunkt der Kunden visuell aufbereitet. Der Zeitraum der Auswertung lässt sich dabei individuell steuern.

Auch bei der Weiterentwicklung werden wir darauf achten Ihnen aussagekräftige Daten für Ihren Vertrieb zu liefern.

Wie lange dauert die Implementierung der Terminvereinbarung?

Die Implementierung erfolgt zügig. Um die ersten Schritte einfacher zu gestalten gibt es ein Konzept-Handbuch der VR-Bank Südpfalz eG. Das Handbuch umfasst vielfältige Informationen die eine Implementierung vereinfachen. Angefangen von Arbeitsanweisungen für die Kalenderpflege bis hin zu Präsentationsvorlagen für Betriebsräte und Mitarbeiter.

Im Idealfall können Sie bereits 4-8 Wochen nach Bestellung der Lösung das ganze ausrollen. Sollten Sie planen mit einer kleinen Gruppe Berater zu beginnen ist ein noch schnellerer Start möglich.

Können online gebuchte Termine vom Kunden wieder abgesagt werden?

Es obliegt Ihnen den Link für die Stornierung eines Termins in die E-Mail-Bestätigung für den Kunden zu integrieren. Ist der Link in der E-Mail vorhanden kann der Kunde jederzeit den gebuchten Termin stornieren.

Wie funktioniert die Terminerinnerung?

Sie können als Bank selbst einstellen welche E-Mail-Vorlage für die Terminerinnerung verwendet wird. Darüber hinaus können Sie selbst einstellen wie viele Stunden vor einem Termin die Erinnerung versendet wird.

Wie wird der Berater über neue Termine informiert?

Der Berater wird automatisch per E-Mail über einen neuen Termin in seinem Kalender informiert.

Kann die Terminvereinbarung online von Beratern und KSC verwendet werden?

Das Modul kann zur Unterstützung bei der Terminfindung mit Kunden verwendet werden. Sie können einen eindeutigen Link generieren der nur den Kalender eines bestimmten Beraters zeigt. Hier können auch Filiale und Thema vorbelegt werden. Dieser Link kann per E-Mail, Whatsapp oder in Mailings und Newslettern verwendet werden. Auch eine Direktverlinkung aus der Beraterliste Ihrer Bank heraus wird somit möglich.

Somit können Kunden bequem von Zuhause aus einen Termin vereinbaren.

Wie hoch ist der Pflegeaufwand beim Erstellen neuer Berater einzuschätzen?

Der Pflegeaufwand beschränkt sich auf das anlegen des Datensatzes in der Webanwendung. Im Hintergrund werden bei der Datenübertragung automatisch alle weiteren Daten ermittelt. Das Anlegen neuer Mitarbeiter dauert somit lediglich 5-10 Minuten.

Wie häufig findet ein Abgleich zwischen Notes- und Webanwendung statt?

Derzeit findet der Datenaustausch alle 5 Minuten statt. Bisher gab es bei über 1.000 gebuchten Terminen im Live-Betrieb noch keine Überschneidung mit Terminen aus anderen Systemen. Der Intervall ließe sich je Bank sogar noch verkürzen.