Elektronischer Kontoauszug

Sie warten noch am Automaten auf Ihren Kontoauszug? – In Ihrem Online-Banking wartet die Alternative auf Sie! Machen Sie sich den Weg mit dem elektronischen Kontoauszug bequemer und einfacher.  

Die Vorteile des elektronischen Kontoauszugs im Überblick

  • Effektiv: Aktuelle Kontoauszüge jederzeit und überall abrufbar.
  • Umweltfreundlich: Digitale Archivierung statt unübersichtlicher Papierflut.
  • Bequem: Einfach digital archivieren oder ausdrucken. Unkompliziert Einbindung in die elektronische Buchführung.
  • Einfach: Komfortable Anmeldung für den Auszug im elektronischen Postfach.
  • Sicher: Sicherung der Auszüge auf dem Zentralrechner unseres Rechenzentrums, der FIDUCIA GAD IT AG. Sie sind über Ihr Online-Banking 10 Jahre abrufbar.
  • Gleichgestellt: Der elektronische Kontoauszug ersetzt den bisherigen Kontoauszug in Papierform.

Anmeldung zu Ihrem elektronischen Kontoauszug

So funktioniert‘s

  • Melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten im Online-Banking an.
  • Wählen Sie den Menüpunkt "Postfach".
  • Wählen Sie "Verwaltung".
  • Wählen Sie die Person, die Sie zum Postfach anmelden möchten.
  • In der Spalte "Aktion" können Sie den elektronischen Kontoauszug aktivieren.
  • Bestätigen Sie die Aktivierung per TAN.


Sie erhalten zukünftig alle Dokumente der im Anmeldeprozess aufgeführten Kontoarten ausschließlich über Ihr elektronisches Postfach.

Technische Voraussetzungen für den elektronischen Kontoauszug
Ihren elektronischen Kontoauszug erhalten Sie in Ihrem Online-Banking im PDF-Format. Um sich in Ihrem Online-Banking anzumelden, benötigen Sie Ihren VR-NetKey. Zum Anzeigen Ihrer digitalen Kontoauszüge benötigen Sie den "Adobe Acrobat Reader". Wir empfehlen den Adobe Acrobat Reader ab Version 5.0.


Sicherheit geht vor

Alle Dokumente werden am Zentralrechner unseres IT-Dienstleisters, der Fiducia & GAD IT AG, in einem gesicherten Umfeld gespeichert. Die Übertragung der Dokumente ist, wie alle anderen Transaktionen im Online-Banking auch, mit 128-BIT SSL-verschlüsselt.

Übersicht der wichtigsten Richtlinien

Unveränderbarkeit der elektronischen Dokumente für die Dauer der Aufbewahrungsfrist
Es muss gewährleistet sein, dass der Beleg nicht gelöscht, geändert oder gefälscht werden kann.

Beispiele zur Umsetzung der Aufbewahrungsfrist:

  • hardwaremäßig (z.B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger)
  • softwaremäßig (z.B. Sicherungen, Sperren, automatische Protokollierung, Historie)
  • organisatorisch (z.B. mittels Zugriffsberechtigung)

 

Elektronische Dokumente sind mit einem eindeutigen und nachvollziehbaren Index zu versehen oder es muss sichergestellt sein, dass diese ohne Index verwaltet werden können.

Elektronische Dokumente sind in dem Format aufzubewahren, in welchem sie empfangen wurden (z.B. PDF-Format). Die Umwandlung in anderes Format ist nur zulässig, wenn dadurch der Inhalt und die Auswertbarkeit unverändert bleibt.

Zusammenfassung
Wenn Sie elektronische Kontoauszüge auf einer Festplatte, einem USB-Stick oder ähnlichen Medien speichern, müssen weitere Sicherungsmaßnahmen ergriffen werden, die zu einer Unveränderbarkeit der Daten führen.

Sollten Sie noch kein elektronisches Archiv oder Fragen zur Umsetzung haben, setzen Sie sich mit Ihrem Steuerberater in Verbindung.

Häufige Fragen zum elektronischen Kontoauszug

Werden meine elektronischen Kontoauszüge vom Finanzamt bzw. der Betriebsprüfung anerkannt?

Ja, elektronische Kontoauszüge werden als Buchungsbelege anerkannt. Ein Dateiformat ist nicht vorgeschrieben. Eine PDF-Datei genügt. Die Anforderungen der GoBD sind jedoch einzuhalten.

Können elektronische Kontoauszüge ausschließlich in Papierform aufbewahrt werden?

Nein, dies genügt den steuerlichen Anforderungen nicht. Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden.

Ist die Aufbewahrungspflicht erfüllt, wenn ich die elektronischen Auszüge im elektronischen Bankpostfach lasse?

Nein, das elektronische Postfach in Ihrem Onlinebanking erfüllt nicht die Voraussetzungen eines dauerhaften elektronischen Archivs. Die Auszüge werden hier 10 Jahre bereitgehalten, dennoch ist es notwendig, dass Sie die Auszüge herunterladen und in ihrem Buchführungssystem aufbewahren.

Wer ist für die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht verantwortlich?

Ab dem Zeitpunkt des Zugangs der Auszüge ist der Unternehmer allein für die ordnungsgemäße Aufbewahrung verantwortlich.

Wie müssen die elektronischen Kontoauszüge aufbewahrt werden?

Die GoBD enthalten allgemeine Richtlinien über die Archivierung der elektronischen Dokumente. Die erforderlichen Maßnahmen können variieren. Zur optimalen Umsetzung in Ihrem Unternehmen, wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.

Für welche Kontoarten steht mir der elektronische Kontoauszug zur Verfügung?

Nach Ihrer Anmeldung zum elektronischen Kontoauszug erhalten Sie die digitalen Auszüge automatisch für alle Giro-, Tagesgeldkonto-, Spar-, Termingeld-,  Darlehens- und Geschäftsguthabenkonten in Ihrem elektronischen Posteingang. Auf Wunsch finden Sie dort auch Ihre Kreditkartenabrechnungen oder elektronische Order- und Wertpapiermitteilungen.

Kostet der elektronische Kontoauszug etwas?

Sowohl die Umstellung auf den elektronischen Kontoauszug als auch die Bereitstellung Ihrer Kontoauszüge in Ihrem elektronischen Posteingang sind für Sie kostenfrei.